頭の中を整理するために毎朝おこなっている簡単な方法

以前は、朝起きて仕事に行く前にけっこう悶絶していた。今日は何をすればいいんだっけ?アポイントは何件だったっけ?書類も作らなければならないな。えっと、帰りにティッシュペーパー買ってこい?うーん…。という感じで頭の中に様々なものが飛び交いながら仕事に行く。そして結局、もやもやしたまま仕事をし、するべきことをこなしていくのだけれど、「一番にこれはしなければならない」と頭の中をぐるぐる渦巻いていた肝心なことは、いつの間にかしっかりと忘れていたりする。とくにヨメさんの頼まれごとは10回中1回くらいしか実行したことがない。

だけれどある日、この本を読んで頭の中のぐちゃぐちゃがものすごく改善された。

 

トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

 

 この本は実践的で書かれたことをちゃんとやることで、効果がわかる稀なビジネス書である。いろいろな方法が書かれているなかで、とくに頭の中の整理に適した方法を抜粋してわたしのやり方を紹介したい。といってもむちゃくちゃ簡単なのだけれど。

1.「エクセル1シート」を作る。

この本の一番の要なのがこの「エクセル1シート」である。作り方はいたって簡単で紙一枚にボールペンで適当に線を引き、マス目を書くだけである。

まず、紙を用意する。大きさは何でもいいのだけれど、わたしはよくA4のコピー用紙を使う。必要のない資料や不必要なファックス用紙の裏面などをよく使うからだ。

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最初に用紙一杯に「四角」を書く。

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次に書いた四角の中に「十字線」を書く。

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そして、十字線の縦線から外枠に対して左右均等な縦線を引く。

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最後に、同じように十字線の横線から外枠に対して上下均等な横線を引く。

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するとあら不思議、16マスの表ができる。見た目がエクセルっぽいので「エクセル1シート」と呼ぶみたいだ。もし、もう少しマス目を増やしたい場合は、「十字線」の上下左右の線をもう1本づつ増やせば32マスの表にすることもできる。

2.あとはひたすら、するべきことをどんどん書いていく

「エクセル1シート」ができたらあとは簡単で、マス目のなかを埋めるように今日するべきことをひたすら書いていくだけである。条件としては1マスに1用件だけ書く。たとえば「12時から商談」、「レポートを書く」、「ふりかけを買ってくる」という感じで書いていく。

最初はそんなこと書けるかと思っていたが、人間とは不思議なものでマス目があると埋めたくなるのだ。しかし、書いてみるとものすごくびっくりする。あれほどやるべきことがいっぱいだと思っていたことが、書きだすことで実はたいした数ではなかったのだ。頭の中ではするべきことが50個も100個もあるような感覚なのだけれど、実際に書いてみると16マスも埋めることができない。「え?たったこれだけ?」と拍子抜けしてしまう。

じつは頭の中だけでするべきことを考えていると、同じ1つのことをぐるぐると思いめぐらしてしまい、同じことなのに別のするべきことしてカウントするで、するべきことがたくさんあると錯覚してしまうのだ。しかし、書きだすことで1つのするべきことが固定されるので、頭の中でぐるぐるすることはない。また、書きだすことによって、するべきことを忘れるのを防いでくれるメリットもある。

今では毎朝出社してからささっと「エクセル1シート」を描き、するべきことを書きだしている。おかげで朝から余裕をもって仕事ができる。また、書きだすことで優先順位もつけやすくなったので仕事効率もアップした。たったこれだけのことなのにとすごく感心した次第である。そして、いちばん助かったのはヨメさんの頼まれごとを忘れなくなったことで、帰宅したときに怒られることがなくなったことだ。最近では忠実な下僕のように、確実にヨメさんの頼まれごとをこなすので「エクセル1シート」がヨメさんの頼まれごとで埋め尽くされるのには困ったものだ。